Comment trouver des concerts sans envoyer le même mail partout ?
Une campagne de booking indépendante fonctionne quand chaque demande correspond à une cible lisible. Le ciblage décide du canal, l’EPK prouve que le projet est prêt, l’email demande une chose précise et le suivi évite les relances automatiques. Les règles du lieu passent avant toute cadence générique.
Le Centre national de la musique décrit le booker ou chargé de diffusion comme la personne qui recherche des dates de tournée et négocie les conditions financières auprès des salles, organisateurs, collectivités et festivals. Sa fiche publiée en mars 2024 cite les contrats de cession et de coréalisation. Quand vous faites ce travail pour votre groupe, vous prenez donc en charge une chaîne complète, pas un simple envoi d’EPK.
Le programme du CNM consacré à la prospection de tournées suit la même logique : positionner le projet, définir le marché et les cibles, fixer prix et objectifs, constituer une base, prospecter, assurer le suivi, puis négocier jusqu’à la contractualisation. Le mail arrive après le travail de sélection.
Que faut-il préparer avant de chercher une date ?
Avant de chercher un contact, mettez votre projet dans une forme que quelqu’un d’extérieur peut comprendre en quelques clics. Le programmateur doit savoir ce que vous proposez sur scène, pour quel format de lieu, à quelles périodes vous êtes disponibles et quelle réponse vous attendez. Une bio seule ne répond pas à ces questions.
| Élément | Ce que vous préparez | La question à laquelle il répond |
|---|---|---|
| Projet | Nom, esthétique, formation, durée du set, format disponible | Quel spectacle est proposé ? |
| Écoute | Un lien direct vers les morceaux les plus représentatifs | Que vais-je entendre maintenant ? |
| Live | Une vidéo de scène et quelques dates déjà jouées si elles sont vérifiables | Le projet tient-il sur un plateau ? |
| Disponibilités | Périodes ou dates réellement ouvertes | La proposition peut-elle entrer dans le calendrier ? |
| Technique | Fiche technique, plan de scène et matériel apporté | Comment accueillir la formation ? |
| Budget | Base de négociation et frais à clarifier | Quelle discussion financière ouvrir ? |
La technique ne doit pas être cachée au fond d’un lien que vous n’avez pas relu depuis un an. La fiche technique de concert peut rester séparée de l’EPK, mais elle doit être prête quand le lieu la demande. Un plan de scène lisible évite aussi d’annoncer une petite formation sans préciser l’espace, les retours ou les entrées nécessaires.
Pour le budget, ne partez pas d’un montant recopié sur un autre groupe. Le nombre de personnes, la durée, le transport, l’hébergement et la forme du contrat changent la discussion. Notre page sur le tarif d’un groupe de musique sert de grille de préparation, pas de prix automatique à imposer à chaque salle.
Comment choisir les bonnes cibles avant l’envoi ?
Une bonne cible n’est pas simplement un lieu qui possède une adresse email. C’est un lieu dont la programmation, la jauge, le territoire, la saison et le canal de candidature correspondent à votre proposition. Si vous ne pouvez pas expliquer en une phrase pourquoi vous écrivez à cette structure, le ciblage n’est pas terminé.
L’annuaire de la FEDELIMA peut aider à documenter des cibles par région, activité ou jauge.
| Colonne de suivi | À renseigner avant le premier message |
|---|---|
| Adéquation artistique | Style programmé, formats accueillis, artistes proches du projet |
| Territoire et jauge | Zone concernée, capacité ou format visible sur la page du lieu |
| Fenêtre | Période d’appel, saison annoncée, programmation ouverte ou close |
| Canal | Email, formulaire, EPK, invitation ou autre procédure publique |
| Consigne | Objet imposé, pièces demandées, appel autorisé ou interdit |
| Proposition | Date ou période cohérente avec le calendrier du lieu |
| Historique | Date d’envoi, réponse, relance permise, prochaine action |
La charte de Soïo Mundo donne un cas très concret. Ce festival lyonnais de musiques du monde indique que plus de 60 % de sa programmation doit concerner des artistes implantés en Auvergne-Rhône-Alpes, que plus de la moitié de la programmation concerne des artistes émergents ou jeunes, et que les propositions sont attendues entre décembre et début mars. L’objet doit contenir le nom du groupe et la culture musicale représentée. La page demande de ne pas téléphoner. Ces critères figurent dans la charte de programmation de Soïo Mundo.
La Minoterie de Gardouch montre l’autre face du ciblage. Sa page indique que la programmation 2026 est close, présente une fiche d’information et une fiche technique, et précise que sa petite salle d’hiver favorise les petites formations. Pour la programmation hors saison estivale, elle écrit : « Inutile de nous relancer ». Une ligne correctement qualifiée vous évite donc d’envoyer une relance à un lieu qui l’exclut explicitement. Consultez la page de programmation de la Minoterie avant toute candidature.
Pour les bars, la même règle s’applique. Regardez la jauge, le niveau sonore, l’espace de jeu et les modalités de paiement avant de proposer une date. Notre guide pour évaluer un bar concert en France vous aidera à séparer une cible compatible d’une adresse simplement proche de chez vous.
Que doit contenir un EPK de booking ?
Un EPK n’a pas de composition officielle imposée par toutes les salles. Le Cabooze accepte un EPK ou un site permettant d’écouter la musique, avec bio, coordonnées, disponibilités et presse. Clock-Out Lounge demande un EPK avec des liens vers les meilleurs morceaux et des informations sur le style, la fréquentation habituelle, les possibilités d’affiche locale, les salles déjà jouées et les passages presse ou radio. Les attentes varient selon la cible.
La bonne base est donc un point d’entrée rapide, pas un PDF qui cherche à tout raconter. Préparez une page ou un lien qui rassemble :
- le nom du projet et une phrase qui décrit la musique sans slogan ;
- un lien d’écoute immédiat vers les morceaux les plus parlants ;
- une vidéo live si elle montre réellement la formation et le son proposés ;
- la composition du groupe, les formats disponibles et la durée du spectacle ;
- les dates ou périodes ouvertes, les références vérifiables et les éléments presse utiles ;
- un contact de booking et la fiche technique quand le lieu la demande.
Le Rocher de Palmer demande de passer par son formulaire de programmation et d’y joindre les informations sur le projet ainsi que des liens audio et vidéo. Frahier’stival utilise un formulaire avec le nom de l’artiste ou du groupe, un email, des liens vers le site, YouTube ou Spotify, une présentation et une motivation. Ces deux exemples montrent qu’un formulaire peut remplacer un EPK complet. Suivez le canal publié par la structure, même si votre page pro est prête.
L’EPK de Point Blank réunit présentation, citation, vidéos, diffusion radio, critiques, photos, biographies, musique et formulaire de booking. La page professionnelle de SALIMA présentée par Ugop rassemble plusieurs formats live, des périodes de tournée, des éléments techniques, de l’audio, de la vidéo et un contact booking.
Comment écrire un email de booking court ?
Un email de booking doit donner une raison de répondre. Nommez le lieu, montrez que vous avez lu sa consigne, présentez le projet en une phrase, fournissez une preuve d’écoute ou de scène, puis proposez une période précise.
Le modèle ci-dessous est volontairement sobre. Il reprend la logique publiée par SCENUP, qui sépare l’accroche personnalisée, la preuve live, la proposition et la demande. Adaptez chaque ligne. Une phrase qui ne concerne pas le lieu peut disparaître.
| Partie | Texte à recopier puis à adapter |
|---|---|
| Objet | Proposition de [projet] pour [lieu], [période] |
| Accroche | Bonjour [prénom], je vous écris après avoir regardé la programmation de [lieu]. [Une raison précise explique l’adéquation]. |
| Projet | [Nom du projet] est un [format] qui propose [description musicale en une phrase]. |
| Preuve | Écoute : [lien]. Live : [lien]. Présentation complète : [lien]. |
| Proposition | Nous sommes disponibles [période ou dates]. Le format proposé est [durée ou configuration]. |
| Demande | Est-ce une période qui peut entrer dans votre programmation ? Je peux vous envoyer la fiche technique si nécessaire. |
| Signature | [Nom], [projet], [contact], [lien principal] |
Ne prétendez pas connaître l’audience du lieu si vous n’avez pas cette information. Pour Soïo Mundo, l’objet doit respecter le format demandé et l’appel téléphonique est exclu. Pour le Rocher de Palmer, le formulaire prime.
Faut-il relancer un programmateur ?
Relancez seulement quand la consigne de la cible l’autorise et quand votre message mérite une nouvelle lecture. Orphiq conseille une relance après 7 à 10 jours, avec deux relances au maximum. Studiomatic en propose trois à quatre. La Minoterie interdit la relance pour le dispositif décrit sur sa page. La règle du lieu passe avant le conseil générique.
| Situation | Action raisonnable |
|---|---|
| La page demande de ne pas relancer | Ne relancez pas. Notez la consigne et attendez une nouvelle fenêtre de candidature. |
| La page donne une période de réponse | Respectez cette période avant toute action. |
| Aucune consigne n’est publiée | Une relance courte peut rappeler le projet, le lien et la période proposée. |
| Le lieu a répondu puis suspendu l’échange | Répondez au même fil avec l’information demandée, sans repartir de zéro. |
Une relance utile ajoute un élément qui manquait : une date devenue disponible, une nouvelle vidéo live ou une précision sur le format. Elle ne demande pas « avez-vous vu mon mail ? » sans autre information. Et elle ne change pas de canal pour contourner une consigne. Soïo Mundo demande de ne pas téléphoner ; appeler après un silence n’est donc pas une étape neutre.
Un silence ne donne pas son motif. Le Cabooze explique le volume de sollicitations reçu et son impossibilité de répondre à chaque demande. Cette phrase suffit à corriger une mauvaise habitude : transformer chaque absence de réponse en jugement sur le groupe. Classez l’échange comme sans réponse, puis décidez de la suite selon la consigne de la cible.
Comment suivre ses demandes sans harceler ?
Un tableau de suivi n’a pas besoin d’un outil spécialisé. Il doit surtout empêcher les oublis et les doublons. Une ligne par cible, une date par action, un statut simple et une prochaine action autorisée suffisent pour commencer. Le suivi sert à mieux répondre, pas à envoyer plus de messages.
| Champ | Exemple de contenu |
|---|---|
| Lieu | Nom public de la salle, du festival ou de l’organisateur |
| Source de la cible | Page programmation, annuaire, recommandation ou formulaire |
| Compatibilité | Pourquoi le projet correspond à cette ligne de programmation |
| Canal et consigne | Email, formulaire, objet imposé, pièces ou interdiction d’appel |
| Dernière action | Date et nature du message envoyé |
| Réponse | Réponse reçue, demande d’information, refus ou absence de réponse |
| Suite permise | Relance, attente, nouvelle période ou aucune action |
La CNIL encadre la prospection électronique entre professionnels. Elle indique qu’un intérêt légitime peut constituer la base de prospection quand le message est en rapport avec la profession de la personne démarchée. Le destinataire doit être informé et pouvoir s’opposer simplement aux sollicitations ultérieures. Une adresse générique comme info@ ou contact@ rattachée à une personne morale ne relève pas exactement des mêmes principes qu’une adresse nominative. Lisez les règles de la CNIL sur la prospection par courrier électronique avant d’organiser un fichier de contacts.
Si votre outil ajoute un pixel pour mesurer les ouvertures, la recommandation CNIL du 22 juillet 2026 doit aussi être examinée. La simple mesure de l’ouverture n’est pas assimilée à une mesure de contact nécessaire à la relation commerciale. La FAQ de la CNIL sur les pixels dans les courriers électroniques précise le cadre.
Évitez les statuts vagues comme « à revoir un jour ». Écrivez « attendre la fenêtre décembre à début mars », « pas de relance selon la page » ou « envoyer la fiche technique après accord ». La prochaine action reste ainsi compréhensible si un autre membre du groupe reprend le suivi.
Que faut-il vérifier avant d’accepter une date ?
Avant de confirmer une date, clarifiez qui engage les artistes, sous quelle forme le spectacle est vendu et ce que couvre la somme annoncée. En France, le Code du travail pose une présomption de contrat de travail lorsque quelqu’un s’assure, contre rémunération, le concours d’un artiste du spectacle pour sa production, sous l’exception prévue par l’article L7121-3. Consultez le texte de Légifrance avec la situation réelle.
Le GUSO est gratuit et obligatoire pour les employeurs dont l’activité principale n’est ni la production ou diffusion de spectacles, ni l’exploitation d’un lieu de spectacle, lorsque l’emploi entre dans son champ. Il centralise l’embauche, les déclarations et les cotisations auprès de six organismes sociaux. La présentation officielle du GUSO décrit ce périmètre. Le GUSO ne transforme pas une rémunération artistique en facture ordinaire.
Il n’existe pas un cachet minimum national identique pour tous les concerts. Le GUSO rappelle que l’employeur doit appliquer la convention collective correspondante. À titre d’exemple daté, l’avenant du 21 juillet 2025 à la convention collective nationale des entreprises du secteur privé du spectacle vivant, IDCC 3090, fixe des minima applicables au 1er septembre 2025 :
| Situation visée par l’avenant | Moins de 8 représentations par mois | 8 à 15 | 16 et plus | Minimum mensuel |
|---|---|---|---|---|
| Petites salles, premières parties ou manifestations promotionnelles | 122,80 € par représentation | 107,30 € | Non indiqué dans la ligne | 2 026,77 € |
| Autres salles | 178,20 € par représentation | 156,66 € | 137,89 € | 3 034,14 € |
Ces montants viennent de l’avenant publié sur Légifrance. La notion de petite salle correspond approximativement à 300 places et relève d’un agrément de la commission paritaire. La ligne première partie vise notamment une durée maximale de 45 minutes. Le texte prévoit aussi un minimum porté à 110 % pour un musicien jouant plusieurs instruments hors d’une même famille.
Le seuil de six représentations ne règle pas à lui seul la question de la licence. Le ministère de la Culture indique que la licence, désormais obtenue à la suite d’une déclaration, est obligatoire lorsque le spectacle vivant est l’activité principale. Quand il s’agit d’une activité secondaire ou occasionnelle, le seuil mentionné est de plus de six représentations par an. Après une déclaration complète et conforme, le récépissé vaut licence à l’issue d’un délai de 30 jours. La plateforme du ministère de la Culture détaille le régime.
Avant de dire oui, écrivez donc la rémunération, le statut de l’employeur ou du vendeur, les frais pris en charge, le calendrier de paiement et la fiche technique attendue. Notre guide du simulateur de cachet GUSO aide à distinguer salaire brut, cotisations et budget total.
Questions fréquentes
Faut-il toujours envoyer un EPK pour trouver des concerts ?
Non. Le Cabooze accepte un EPK ou un site permettant d’écouter la musique. Le Rocher de Palmer demande surtout les informations sur le projet et des liens audio et vidéo dans son formulaire. Frahier’stival demande quelques champs et liens. Préparez une page complète, puis envoyez seulement ce que la cible demande.
Combien de fois faut-il relancer un programmateur ?
Il n’y a pas de nombre valable partout. Orphiq recommande une relance après 7 à 10 jours et deux relances au maximum, tandis que Studiomatic en propose trois à quatre. La Minoterie écrit « Inutile de nous relancer » pour sa programmation concernée. Lisez la consigne du lieu avant de choisir une cadence.
Faut-il appeler après un email sans réponse ?
Pas comme règle générale. Soïo Mundo demande explicitement de ne pas téléphoner. Un appel peut donc contredire la procédure de la cible. Si aucune consigne n’est publiée, restez sur un message bref et pertinent plutôt que de considérer le téléphone comme l’étape obligatoire suivante.
Une absence de réponse signifie-t-elle que le projet est refusé ?
Non. Le Cabooze explique qu’il reçoit trop de sollicitations pour répondre à chaque demande. Vous pouvez classer la ligne comme « sans réponse » sans inventer le motif. Une nouvelle proposition peut être pertinente dans une prochaine fenêtre si la cible l’autorise.
Existe-t-il un cachet minimum identique pour tous les concerts ?
Non. Le GUSO renvoie à la convention collective applicable, et l’avenant IDCC 3090 distingue déjà plusieurs situations, salles et nombres de représentations. Comparez toujours le montant annoncé avec la convention concernée, le statut de l’employeur et la différence entre brut, coût employeur et prix de cession.